Een werknemer meldt zich ziek vanwege een burn-out, stress of andere psychische klachten, al dan niet werkgerelateerd. Veel werkgevers vragen zich direct af: wat mag ik nog doen en hoe houd ik grip op het verzuim? Dat is begrijpelijk. Juist bij psychische klachten verloopt het herstel vaak minder voorspelbaar dan bij lichamelijke klachten. In dit blog lees je hoe je als werkgever de regie houdt binnen de wettelijke kaders.
Langdurig verzuim door psychische klachten en de gevolgen
Psychische klachten behoren al jaren tot de belangrijkste oorzaken van langdurig verzuim. Volgens het RIVM wordt ruim 40% van het langdurige ziekteverzuim veroorzaakt door psychische klachten.
Omdat medische informatie niet gedeeld mag worden en de bedrijfsarts een centrale rol speelt, ontstaat al snel het gevoel dat je als werkgever aan de zijlijn staat. Toch is dat beeld niet helemaal waar. Juist bij langdurig verzuim door psychische klachten zijn er verschillende momenten waarop je als werkgever wel degelijk invloed kunt uitoefenen op het proces. Niet op de diagnose of het herstel, maar wel op de re-integratie, de communicatie en de toekomst van de arbeidsrelatie.
Dat is belangrijk, want geen grip hebben op een verzuimdossier kan grote financiële gevolgen hebben. Werkgevers zijn in beginsel verplicht om gedurende maximaal 104 weken loon door te betalen tijdens ziekte. Daarnaast kunnen kosten ontstaan voor vervanging, arbodienstverlening, interventies, mediation, een tweede spoortraject en juridische begeleiding.
Hoe houd je grip als de bedrijfsarts weinig concrete informatie geeft?
Een veelgehoorde frustratie is dat de werkgever weinig inzicht krijgt in de aard van de klachten. Dat klopt ook: medische informatie is privé. Een werkgever heeft geen recht op diagnoses, behandelplannen of andere medische gegevens. Dat betekent niet dat je geen informatie kunt krijgen die relevant is voor het werk waarmee je praktisch uit de voeten kunt.
Wij adviseren werkgevers om de lead te nemen in de vraagstelling richting de bedrijfsarts. Denk bijvoorbeeld aan:
- Welke werkzaamheden kan de werknemer nog wél uitvoeren?
- Welke beperkingen zijn er voor de uitvoering van het werk?
- Welke mogelijkheden zijn er voor de opbouw van werkzaamheden?
- Welke aanpassingen kunnen een terugkeer naar werk ondersteunen?
Door de vraagstelling te richten op belastbaarheid en mogelijkheden, krijg je vaak veel bruikbaardere informatie voor de re-integratie. Waak ervoor om zelf op de stoel van de bedrijfsarts te gaan zitten. Bespreek eventuele zorgen vooraf met de bedrijfsarts. Het advies van de bedrijfsarts is niet juridisch bindend, maar het vormt in de praktijk een belangrijk uitgangspunt. Afwijken kan, maar vraagt om een goede onderbouwing.
Hoewel de bedrijfsarts een belangrijke rol speelt, blijf je als werkgever verantwoordelijk voor het re-integratieproces. Dat betekent onder meer dat je als werkgever passende werkzaamheden onderzoekt, afspraken vastlegt en actief uitvoering geeft aan de verplichtingen uit de Wet verbetering poortwachter. Wacht daarom niet af, maar blijf de regie voeren binnen de grenzen van de adviezen van de bedrijfsarts.
Die verantwoordelijkheid ligt overigens niet alleen bij de werkgever. Re-integratie is geen eenrichtingsverkeer. Ook van de werknemer wordt verwacht dat hij meewerkt aan redelijke re-integratie-inspanningen, verschijnt bij afspraken met de bedrijfsarts en passende werkzaamheden verricht als dat mogelijk is. Blijft die medewerking zonder goede reden uit, dan kan dat onder omstandigheden gevolgen hebben voor de loonbetaling, bijvoorbeeld in de vorm van een loonopschorting of loonstop.
Mag je nog contact opnemen met je werknemer?
Veel werkgevers denken dat zij een werknemer met psychische klachten beter volledig met rust kunnen laten. Wij zien dat dat in de praktijk op termijn juist averechts werkt. Ook in de richtlijnen voor bedrijfsartsen ligt de nadruk juist op goede communicatie en het onderhouden van contact.
Goed contact is essentieel voor een succesvolle re-integratie. Natuurlijk moet je geen druk uitoefenen of medische vragen stellen, maar regelmatig contact houden is juist onderdeel van goed werkgeverschap.
Bespreek bijvoorbeeld:
- hoe het gaat met de re-integratie;
- welke stappen worden gezet;
- wanneer een volgend contactmoment plaatsvindt;
- welke ondersteuning nodig is.
Wanneer het contact volledig stilvalt, ontstaat vaak meer afstand, meer wantrouwen en uiteindelijk meer discussie. Adviseert de bedrijfsarts om het contact (tijdelijk) te beperken? Bespreek dan hoe jij daar als werkgever in staat en waarom regelmatig contact volgens jou belangrijk is voor een succesvolle re-integratie. Vaak is er ruimte om afspraken te maken over de vorm en frequentie van het contact, zonder dat dit het herstel van de werknemer belemmert.
Wat als communicatie het echte probleem is?
In veel langdurige verzuimdossiers zien wij dat niet de ziekte zelf, maar de communicatie het grootste obstakel vormt. Werkgevers voelen zich niet gehoord. Werknemers voelen zich niet begrepen. E-mails worden anders geïnterpreteerd dan bedoeld en ieder gesprek leidt tot meer spanning.
Juist daarom zijn begrip over en weer en duidelijke communicatie zo belangrijk. Dat betekent niet dat alles geaccepteerd moet worden. Wel dat beide partijen proberen te begrijpen hoe de ander de situatie ervaart.
Wanneer de communicatie vastloopt of een conflict ontstaat, kan mediation uitkomst bieden. Een onafhankelijke mediator kan helpen om het gesprek weer op gang te brengen en de focus te verleggen van standpunten naar oplossingen.
In onze praktijk zien wij dat in ruim 80% van de ontslagdossiers langdurig verzuim – al dan niet vanwege psychische klachten – op enig moment een rol speelt. Opvallend vaak is niet de ziekte zelf het grootste probleem, maar de communicatie tussen werkgever en werknemer. Dat maakt het des te belangrijker om vanaf het begin te investeren in open, duidelijke en respectvolle communicatie. Daarmee vergroot je niet alleen de kans op een succesvolle re-integratie, maar voorkom je ook dat een verzuimdossier onnodig escaleert tot een arbeidsconflict of zelfs tot een beëindiging van het dienstverband.
Wat als terugkeer niet meer realistisch lijkt?
Soms wordt gedurende het re-integratietraject duidelijk dat een duurzame terugkeer in de eigen functie of binnen de eigen organisatie niet meer realistisch is. In dat geval kan een tweede spoortraject aan de orde komen. Daarbij wordt onderzocht of passend werk bij een andere werkgever mogelijk is. Het is belangrijk om een tweede spoortraject tijdig in te zetten wanneer de omstandigheden daarom vragen. Een te late start kan namelijk leiden tot een loonsanctie van het UWV.
Daarnaast kan blijken dat de arbeidsrelatie ernstig is verstoord of dat partijen geen vertrouwen meer hebben in een succesvolle samenwerking. Hoewel beëindiging van de arbeidsovereenkomst tijdens ziekte juridisch gevoelig ligt, kan een gesprek over de toekomst wel degelijk plaatsvinden. Het is daarbij belangrijk dat een eventuele beëindiging niet is ingegeven door de ziekte zelf, maar voortvloeit uit de omstandigheden van het geval. Denk daarbij aan een duurzaam verstoorde arbeidsrelatie of het ontbreken van duurzame en passende re-integratiemogelijkheden binnen de eigen organisatie.
In sommige gevallen kan een vaststellingsovereenkomst uiteindelijk een passende oplossing bieden. Dat kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer voortzetting van de re-integratie bij de eigen werkgever het herstel belemmert, terwijl de werknemer wél mogelijkheden heeft om bij een andere werkgever aan het werk te gaan. Of een vaststellingsovereenkomst in die situatie verstandig en juridisch verantwoord is, hangt af van de omstandigheden. Laat je daarom tijdig adviseren, zodat de juiste stappen worden gezet en een eventuele beëindiging zorgvuldig kan worden vormgegeven.
Meer grip op een langdurig verzuimdossier?
Langdurig verzuim door psychische klachten vraagt om een zorgvuldige balans tussen juridische verplichtingen, menselijke aandacht en zakelijke belangen. Grip houden betekent niet dat je het herstel kunt sturen. Grip houden betekent dat je regie houdt over het proces.
Blijf je als werkgever te afwachtend of voldoe je onvoldoende aan je re-integratieverplichtingen, dan kan het UWV na 104 weken zelfs een loonsanctie opleggen. Je bent dan verplicht het loon nog maximaal één jaar langer door te betalen. Juist daarom is het belangrijk om tijdig de juiste stappen te zetten.
Twijfel je of jouw verzuimdossier de juiste koers volgt? Of loop je vast in de communicatie met een werknemer of de bedrijfsarts? Neem gerust contact met ons op. Wij helpen werkgevers dagelijks om meer grip te krijgen op langdurige verzuimtrajecten en voorkomen waar mogelijk onnodige escalatie.