De ‘r’ zit weer in de maand en dat betekent dat mensen sneller last hebben van een griepje. Veel bedrijven zien dan ook hun ziekteverzuim stijgen. Waar de een zich nooit ziekmeldt, meldt de ander zich regelmatig ziek. Wat kun je doen om (ongeoorloofd) frequent verzuim te verminderen? In dit blog geven we je 6 praktische tips!
Tip 1: Verhoog de drempel
Ook als het gaat om ziekteverzuim is voorkomen beter dan genezen. Voldoende aandacht voor preventie is daarom een open deur, maar wel heel belangrijk. Daarnaast is het goed om te kijken naar de mogelijkheden om de drempel voor ziekmelden te verhogen. Vooral als je een vermoeden hebt van grijs verzuim. Dit zijn de twijfelachtige ziekmeldingen, bijvoorbeeld op maandagochtend. Het grootste gedeelte van alle ziekmeldingen betreft grijs verzuim. Een werknemer voelt zich misschien niet topfit, maar er zijn nog wel degelijk arbeidsmogelijkheden. Er ontstaat dan een keuze om je wel of niet ziek te melden. Als ziekmeldingen via Whatsapp kunnen worden gedaan, is de drempel niet zo hoog om je ziek te melden. Maar wanneer je werknemer moet bellen om zich ziek te melden is de drempel een stuk hoger. Leg in een verzuimprotocol een aantal regels vast bij ziekmelden zoals de wijze van ziekmelden en de bereikbaarheid tijdens ziekte. Er zijn daarnaast nog mogelijkheden om wachtdagen in te voeren. Per ziekmelding mag je maximaal twee wachtdagen inhouden. Over deze dagen ben je geen loon verschuldigd. Een wachtdag kan ook verrekend worden met bovenwettelijke vakantiedagen. Aan de andere kant kun je werknemers die zich niet ziekmelden belonen met een zogeheten verzuimbonus.
Tip 2: Stel de juiste vragen en houd contact
Alhoewel veel werknemers uit zichzelf al aangeven met welke klachten ze zich ziekmelden is dat niet verplicht. Als werkgever mag je geen medische informatie vragen van je werknemer volgens de privacywetgeving. Toch is het raadzaam om wel degelijk vragen te stellen. Onderstaande vragen mag je wél stellen als werkgever:
- Wil je me vertellen wat er aan de hand is? (Je werknemer mag het ziektebeeld verzwijgen.)
- Hoe lang denk je dat je afwezig bent?
- Zijn er werkzaamheden die overgedragen moeten worden?
- Waar kan ik je bereiken?
Sluit het telefoongesprek altijd af met een vervolgafspraak over wanneer jullie weer contact hebben. Dit kan langdurig verzuim voorkomen.
Tip 3: Schakel bij twijfel de bedrijfsarts in
Heb je twijfel over de aard van de ziekmelding? Bijvoorbeeld omdat je via collega’s of via social media verneemt dat je werknemer nog leuke dingen doet? Schakel dan de bedrijfsarts in. Als werkgever ben je namelijk niet bevoegd om te oordelen over de arbeids(on)geschiktheid van je werknemer. Let op: het checken van openbare berichten op de social media kanalen van je werknemer is niet zomaar toegestaan. Zorg daarom dat je voldoet aan de privacywetgeving. Ga in geen geval zelf op bezoek om te controleren of je werknemer ziek is. Via de arbodienst kun je een huisbezoek regelen. In uiterste gevallen kun je de bedrijfsrecherche inzetten, echter is dit een erg zwaar middel wat niet zomaar mag worden ingezet en de arbeidsrelatie kan schaden.
Tip 4: Voer een frequent verzuim gesprek
Wanneer je werknemer zich regelmatig ziekmeldt is het zaak om een frequent verzuim gesprek te voeren. Probeer het gesprek zo open mogelijk in te gaan zonder direct een oordeel te vellen. Het is namelijk heel goed mogelijk dat er privé problemen spelen waardoor je werknemer zich vaker ziek meldt. Waar kun jij als werkgever mee helpen? Als er een lifestyle probleem speelt zou je bijvoorbeeld een cursus of coaching kunnen aanbieden. Als werkgever heb je een zorgplicht, maar van zowel werkgever als werknemer wordt ‘goed werkgeverschap’ en ‘goed werknemerschap’ verwacht. In dat kader is het ook goed om de eventuele gevolgen en consequenties van het frequente verzuim te bespreken. Maak tenslotte concrete afspraken en leg dit vast in het personeelsdossier zonder hierbij medische gegevens te noteren.
Tip 5: Sanctioneer als dat nodig is
Als je werknemer zich ongeoorloofd ziek meldt kan dat reden zijn voor een sanctie. In dat geval is het belangrijk om een sanctie te geven zoals een officiële waarschuwing. We zien dat in de praktijk regelmatig als er sprake is van een conflict in plaats van verzuim, maar ook als een werknemer zich ziekmeldt als het kind van de werknemer ziek is. De werknemer is dan immers zelf niet ziek. In de schriftelijke waarschuwing meld je wat de gevolgen zijn wanneer een werknemer zich een volgende keer ongeoorloofd ziek meldt, bijvoorbeeld een schorsing of loonsanctie. Weigert je werknemer mee te werken aan een consult van de bedrijfsarts? Dan mag je het loon opschorten totdat je werknemer wel meewerkt en de bedrijfsarts oordeelt dat er sprake is van arbeidsongeschiktheid. Het loon stopzetten mag in het geval je werknemer zijn genezing vertraagt of weigert mee te werken aan zijn re-integratie. In ons eerdere blog kun je hier meer over lezen.
Tip 6: Overweeg ontslag als er geen zicht is op verbetering
Veelvuldig ziekteverzuim is een ontslaggrond wanneer de gevolgen van het verzuim onaanvaardbaar zijn voor de bedrijfsvoering. Vanwege de vele en strenge voorwaarden slaagt deze ontslaggrond bijna nooit. Zo moet je als werkgever aannemelijk maken dat er geen herstel wordt verwacht in de komende 26 weken en dat er in deze periode geen bedongen arbeid in aangepaste vorm kan worden verricht. In de praktijk wordt er niet snel aan deze voorwaarden voldaan. Ook is niet snel sprake van onaanvaardbare gevolgen voor de bedrijfsvoering. De juridische lat voor frequent verzuim als ontslaggrond ligt dus erg hoog en is voor werkgevers bijna onhaalbaar.
Vaker zien wij dat een verstoorde arbeidsrelatie als gevolg van de vele ziekmeldingen en een daarop volgend conflict wordt aangedragen als ontslaggrond. Een verstoorde arbeidsrelatie moet blijken uit het dossier met daarin bijvoorbeeld gespreksverslagen en gegeven sancties. Toch zijn er vaak ook mogelijkheden om met wederzijds goedvinden uit elkaar te gaan middels een vaststellingsovereenkomst. Uiteraard zijn de feitelijke omstandigheden van het geval van belang om te bepalen welke ontslagroute de meeste kans van slagen biedt.
Contact
Wil je eens met ons sparren over wat je het beste kunt doen als je werknemer zich regelmatig ziek meldt? Neem gerust contact met ons op. Wij helpen je graag!