Veel Nederlanders kunnen de komende maand weer het vakantiegeld op hun rekening verwachten. Vakantiegeld is oorspronkelijk bedoeld om de vakantie te financieren, maar tegenwoordig zijn er ook steeds meer flexibele mogelijkheden. Zo kan vakantiegeld bijvoorbeeld worden ingewisseld voor andere arbeidsvoorwaarden, zoals het kopen van extra vakantiedagen.
Maar wat zijn de juridische en fiscale regels rondom vakantiegeld en vakantiedagen? Als werkgever is het belangrijk om goed op de hoogte te zijn van je verplichtingen en de mogelijkheden. In dit blog behandelen we de 12 meest gestelde vragen over vakantiegeld en vakantiedagen, zodat jij precies weet waar je aan toe bent!
Vakantiegeld
- Wanneer moet vakantiegeld worden uitbetaald? Vakantiegeld moet ten minste één keer per jaar worden uitbetaald. De meest gebruikelijke periode hiervoor is mei of juni, maar de exacte datum kan in de arbeidsovereenkomst worden vastgelegd. Als er geen specifieke afspraak is, moet het vakantiegeld uiterlijk op 1 juni zijn uitbetaald.
- Wat is de hoogte van vakantiegeld? In Nederland is het wettelijke percentage voor vakantiegeld 8% van het bruto jaarsalaris, maar er kan per CAO of arbeidsovereenkomst (positief) worden afgeweken. Dit betekent dat je als werkgever altijd meer vakantiegeld mag afspreken, maar dat dit niet minder dan 8% van het (jaar)salaris mag zijn.
- Mag vakantiegeld ook maandelijks worden uitgekeerd via een all-in loon? Ja, het is mogelijk om vakantiegeld maandelijks uit te keren als onderdeel van een all-in loon. In dat geval wordt het vakantiegeld maandelijks bij het salaris opgeteld, maar het is wel belangrijk dat de werknemer bewust is van deze regeling. Dit kan als onderdeel van de arbeidsvoorwaarden zijn afgesproken.
- Mag je als werkgever ook een alternatieve vorm van vakantiegeld aanbieden? Vakantiegeld moet in een wettig betaalmiddel worden uitbetaald, een niet-wettig betaalmiddel als Bitcoin is dus niet toegestaan. Wel is het mogelijk een uitruil- of cafetariaregeling af te spreken. In dit geval mag je werknemer vakantiegeld uitruilen voor bijvoorbeeld vakantiedagen, mits deze uitruilregeling aan de fiscale eisen voldoet.
- Hoe wordt vakantiegeld opgebouwd en over welke loonbestanddelen bouw je vakantiegeld op? Vakantiegeld wordt opgebouwd over het bruto loon dat een werknemer ontvangt. Dit omvat o.a. salaris, overwerk, bonussen en toeslagen. Ook over uitbetaalde vakantiedagen moet vakantietoeslag worden betaald zoals vermeld in de Wet Minimumloon- en vakantiebijslag.
- Moet je ook vakantiegeld betalen als een werknemer ziek is? Ja, ook als een werknemer ziek is, moet het vakantiegeld worden uitbetaald. Ziekte heeft geen invloed op de opbouw van vakantiegeld, mits het recht op loon door de werkgever wordt doorbetaald (dit geldt voor maximaal twee jaar ziekte). Ook werknemers die tijdelijk arbeidsongeschikt zijn, behouden hun recht op vakantiegeld.
Vakantiedagen
- Op hoeveel vakantiedagen heeft een werknemer recht en mag je daar als werkgever van afwijken? In Nederland heeft een werknemer recht op minimaal vier keer de wekelijkse arbeidsduur aan vakantiedagen per jaar (bijvoorbeeld 20 vakantiedagen voor een fulltime werknemer). Dit is het wettelijke minimum. Werkgevers kunnen echter meer vakantiedagen aanbieden dan het wettelijk minimum, maar niet minder. De bovenwettelijke vakantiedagen zijn vaak per CAO bepaald.
- Mogen vakantiedagen worden uitbetaald? Wettelijke vakantiedagen mogen niet standaard worden uitbetaald. De wet bepaalt dat vakantiedagen in tijd moeten worden opgenomen, tenzij een werknemer uit dienst treedt. Alleen dan mogen wettelijke vakantiedagen worden uitbetaald. Voor bovenwettelijke vakantiedagen gelden andere regels, deze mogen worden uitbetaald of uitgeruild tegen andere arbeidsvoorwaarden, bijvoorbeeld via een cafetariaregeling.
- Hoe zit het met het vervallen en verjaren van vakantiedagen? Wettelijke vakantiedagen vervallen zes maanden na het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd. Bovenwettelijke vakantiedagen verjaren vijf jaar na het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd. De verjaringstermijn kan door een werknemer worden ‘gestuit’. Dit betekent dat de werknemer schriftelijk kan aangeven dat hij of zij de bovenwettelijke vakantiedagen wil behouden. Als werkgever heb je een actieve rol ten aanzien van het informeren van je werknemers over het vervallen en verjaren van verlof, in een eerder blog lees je hier meer over!
- Wie is verantwoordelijk voor een correcte verlofadministratie? Zowel werkgever als werknemer zijn verantwoordelijk voor een correcte verlofadministratie. Zorg dat je als werkgever stuurt op het verlofsaldo van je werknemers en dat het saldo aan wettelijke en bovenwettelijke uren duidelijk gescheiden is. Zo voorkom je vervelende discussies, bijvoorbeeld als je werknemer uit dienst treedt en vakantiedagen wil laten uitbetalen.
- Mag een eerder toegekende vakantie-aanvraag worden ingetrokken? Ja, een eerder toegekende vakantie-aanvraag mag onder bepaalde omstandigheden worden ingetrokken, bijvoorbeeld als er sprake is van spoedeisende bedrijfsomstandigheden die de afwezigheid van de werknemer onmogelijk maken. Dit moet wel zo tijdig mogelijk en in overleg met de werknemer gebeuren. Ook kan het zo zijn dat de werkgever in dat geval de door de werknemer geleden schade moet vergoeden.
- Hoe zit het met de vakantie-opbouw en opname tijdens ziekte? Werknemers blijven vakantiedagen opbouwen en opnemen tijdens ziekte, mits zij recht hebben op doorbetaling van hun loon. Voor het afschrijven van vakantiedagen tijdens ziekte is het volgens recente rechtspraak van belang of er wel of geen sprake is van re-integratiemogelijkheden.
Conclusie
Vakantiegeld en vakantiedagen vormen een belangrijk onderdeel van de arbeidsvoorwaarden, maar de regels en mogelijkheden kunnen soms complex zijn. Het is belangrijk om goed op de hoogte te zijn van de juridische verplichtingen, de fiscale gevolgen en de praktische uitvoering van vakantiegeld en vakantiedagen. Door helder te communiceren met je medewerkers en je administratie goed op orde te hebben, kun je vervelende discussies voorkomen.
Contact
Heb je vragen over vakantiedagen, vakantiegeld of andere arbeidsrechtelijke kwesties? Neem gerust contact met ons op, wij helpen je graag verder!